A normatização de todos os processos na empresa é ponto crucial para o bom funcionamento tanto da empresa como do ERP, citamos alguns:
Clientes
- Além de todos os dados necessários para o faturamento de forma correta, a inserção das regras permitem “configurar” o comportamento do sistema e das atividades com relação ao cliente.
- Informar as pessoas e seus respectivos telefones e emails na área de contatos permite uma maior abrangência de atendimento e comunicação com o cliente, pois nesta área conseguimos saber quem são os contatos comerciais, financeiros, compras e outros.
- Considere manter no sistema os preços negociados do cliente atualizados quando existirem além do plano de pagamento.
Coleta
Tenha sempre preenchido:
- O prazo de entrega e condição de pagamento.
- Os dados corretos do pneu (marca, modelo, medida, DOT, serie e/ou fogo).
- Valor do serviço (em clientes que não possuem “lista” cadastrada).
Recebimento para a produção
- Não iniciar processo em pneu que não tenha ficha de produção – o ideal é que os pneus “desçam” do veiculo já com a ficha / etiqueta.
Produção
- Corrigir no exame inicial erros de digitação eventuais de identificação do pneu como DOT, vida do pneu assim como indicar a troca de serviço quando necessário.
- Indicação correta e atenta dos insumos utilizados (banda, consertos, etc.).
- Apontar no terminal de chão de fábrica (quando existente) ao final de cada operação SEMPRE (nunca “juntar” lançamentos – isso invalida o quesito rastreabilidade do pneu).
- Ao término da produção, finalizar os pneus e deixa-los “prontos” (apontado como produzido e com data de produção) para o faturamento (não deixar para “fechar”a produção no momento de faturar – isso causa distorções nos mapas de produção e atrasa o faturamento).
Cadastros
- Muita atenção com cadastro de novos produtos, serviços, novas medidas e desenhos para evitar duplicações e falta de dados – pois podem atrapalhar o faturamento e gerar aborrecimentos fiscais (principalmente em produtos destinados a revenda).
Nossa recomendação é que poucas pessoas tenham acesso as funcionalidades de criação de novos registros e que estas pessoas sejam bem instruídas pelo contador responsável quanto a parte de NCM e tributação no que se refere aos produtos destinados a revenda.
